Modalités d’envoi des documents : Qu’est-ce que les envois automatiques ?
Les envois automatiques (ou envois programmés) correspondent à un mode de gestion dans lequel la transmission des documents est planifiée à l’avance, selon un calendrier prédéterminé. Cette approche permet d’assurer un suivi rigoureux ainsi que le respect des échéances légales ou contractuelles.
1. Envoi programmé
Dans le cadre de l’envoi programmé, les dates de transmission des documents sont établies à l’avance. Cette méthode permet d’assurer un suivi rigoureux et conforme aux échéances applicables.
Avant chaque envoi, notre équipe communiquera avec vous afin de :
- confirmer que toutes les informations nécessaires sont complètes et exactes;
- effectuer les vérifications requises;
- valider que le moment de l’envoi demeure approprié.
Ce mode de fonctionnement vise à vous offrir un encadrement complet et à réduire les risques d’omission ou de non-conformité.
2. Envoi non programmé
Dans le cadre de l’envoi non programmé, la gestion du calendrier d’envoi relève entièrement de votre responsabilité. Vous disposez ainsi d’une pleine autonomie pour déterminer le moment opportun de transmettre les documents.
Il vous appartient :
- de décider du moment de l’envoi;
- d’informer notre équipe lorsque vous êtes prêt(e) à procéder;
- de vous assurer du respect des délais légaux applicables.
Aucun suivi ni rappel ne sera effectué par notre équipe dans le cadre de cette option. Il est donc de votre responsabilité de veiller à l’exactitude des informations transmises ainsi qu’au respect des échéances.